Zur Zeit erlebe ich bei Kunden kaum einen Workshop, in dem nicht das Thema Audit angesprochen wird. Kein Wunder – schließlich sind interne Audits DAS Instrument, mit dem Managementsysteme methodisch und vor allem „atmosphärisch“ in die Breite wirken. Unglücklicherweise oft auf ungute Art. Vielleicht kommen Ihnen folgende Aussagen bekannt vor?

  • „Die haben keine Ahnung und wollen uns erzählen, wo´s langgeht..“
  • „….halten uns nur von der Arbeit“
  • „Schon wieder ein Audit – das Vierte dieses Jahr…“
  • „Immer dieselben doofen Fragen…“
  • „Was hat das mit der Praxis zu tun?“
  • „Wozu soll das gut sein?“
  • „Da kommt doch sowieso nichts bei raus!“

Mit ähnlichen Aussagen hatten auch die Teilnehmer und -innen einer der letzten Veranstaltungen zu tun und wollten über die aktuelle Praxis reflektieren:

Was kann hier besser laufen?

Schnell waren wir bei der Frage: Wer soll und kann das eigentlich bewerten? Und dann kam der Satz, der unmittelbar frischen Wind in die Diskussion brachte:
„Wer sind eigentlich die Kunden der internen Audits?“

Diese Frage ist gerade in Managementsystemen (und besonders im QMS) nicht ungewöhnlich. Wer in Prozessen denkt, macht sich in der Regel auch Gedanken über ihren Output und darüber, ob der Empfänger damit glücklich ist.

Wie ging es nun weiter? Hier einige Schlaglichter aus dem gemeinsamen Denkprozess:

Potentielle „Kunden“ im Audit

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Natürlich kam unter dieser Fragestellung sehr schnell die „oberste Leitung“ – oft als Geschäftsführung – in´s Spiel. Schließlich werden relevante Auditergebnisse in der Managementreview zu berichten sein und sollen bei Bedarf  auch ein angemessen unterstützendes Engagement zur Folge haben.
Da viele Review-Veranstaltungen eher selten (also jährlich oder halbjährlich) stattfinden, muss – so waren sich alle einig – dringender Handlungsbedarf schneller platziert werden.

Schon waren die Führungskräfte des auditierten Bereiches als Kunden mit im Boot. Schließlich wird jede Verbesserung, jede Veränderung, jede angestoßene Maßnahme (zumindest in der hierarchisch strukturierten Stab-/Linien-Organisation) in der umsetzenden Führungslinie gerechtfertigt und verantwortet. Und im besten Fall wird sie dort auch mit den notwendigen Mitteln ausgestattet..

Da die Mitarbeitenden an ihren jeweiligen Arbeitsplätzen ebenfalls viel Zeit mit Auditoren und ihren Fragen verbringen, wurden auch sie zu potentiellen Kunden nominiert. Schließlich sind sie es in der Regel, die mit den Veränderungen (oder ihrem Ausbleiben) leben müssen..

Die erwünschte Dienstleistung

Wie nun könnte sich ein Audit präsentieren, um all diesen Kunden gute, geradezu beglückende Dienste zu leisten?

Der restliche halbe Workshop-Tag streifte eine Vielzahl an Schmerzpunkten und wunderbaren Ideen. Interessant waren folgende Erkenntnisse, die ich hier gern als hilfreiches „Baumaterial“ für interne Audits vorstellen möchte:

### Ziele = wünschenswerte Ergebnisse? ###

Jeder Kunde und jede Kundin hat zur Frage des Ergebnisses (Ziel) andere Sichtweisen und Wünsche. So treffen interne Auditoren in den diversen Unternehmensbereichen auf die unterschiedlichsten „Ökosysteme“. Hier sind sowohl Umfeld wie Miteinander so verschieden wie in Urwald und Tiefsee.

Statt über wünschenswerte Ergebnisse zu mutmaßen, könnte man auch …. nachfragen!

### Der Weg ist das Ziel – er hilft zumindest ###

Was inzwischen auch allen klar ist: Neben den Ergebnissen des Audits (WAS wollen wir erreichen?) spielt auch der Weg, das WIE eine wichtige Rolle:

  • Ob ich mich die 2 Stunden Audit im „Prüfungsgespräch“ mit vorgegebenem, starrem Fragengerüst und fix formulierten “Abweichungen“ befinde ODER
  • ein kollegial, interessiertes Gespräch auf Augenhöhe führe, in dem ich als Mensch und Mitarbeiter mit meinen Erfahrungen und Beweggründen ernst genommen und einbezogen werde, ist ein Riesenunterschied…

Fazit: Freiräume nutzen – Planung mal anders

Und das Ende der Geschichte bzw. des Workshops?

Für mich als externe Unterstützerin ist es selbstverständlich, zu Beginn eines Coachings, Workshops oder Trainings Fahrplan und Spielregeln abzustimmen und zu vereinbaren. Hier kann dann durchaus verhandelt werden, um zum Einsteigen zu ermutigen und dem Aussteigen vorzubeugen.

Was liegt also näher, als den Auditfahrplan nach den Erfahrungen und Bedürfnissen der eigentlichen Kunden zu gestalten? Und im Zweifel auch kurzfristig anzupassen, wenn das Tagesgeschäft wieder einmal neue Herausforderungen generiert? Audits bieten vielfältige Freiräume, die gestaltet werden können!

Eine Teilgruppe aus dem Workshop (interne Beauftragte und Auditoren) jedenfalls hat sich nun vorgenommen, die Auditplanung neu zu beleben… Ich bin gespannt, wie die Auditierten reagieren, wenn es tatsächlich um die Unterstützung ihrer Anliegen gehen darf… 😉

Übrigens: Erst am Ende der Diskussion fiel mir auf, dass der Zertifizierer nicht als potentieller Kunde auftauchte…..

Links & Verweise

Wer gemeinsam mit anderen zum Thema Audits weiterdenken und “-werken” möchte, kann dies in meiner neu konzipierten Auditoren-Werkstatt tun. Sie findet erstmalig am Fr. den 10. Mai 2019 als ß-Version mit zeitversetztem Feedback kostenlos statt.
Mehr Info und Anmeldung unter Termine.

Ein interessanter aktueller (02.2019) DGQ-BLOG-Artikel von Benedikt Sommerhoff zu neuen Wegen im Audit findet sich hier: Anders auditieren – vom nutzlosen Ritual zur funktionierenden Potenzialanalyse

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