Sie haben sich vielleicht auch schon gefragt, wie Sie Ihr Managementsystem verschlanken und den umständlichen und aufwendigen „Papierkram“ abbauen können?
Die aktuellen Revisionen um das Thema „dokumentierte Informationen“ geben Anlass zur Hoffnung: Mehr Entscheidungsfreiheit, weniger Vorgaben…Ein Beitrag in der XING-Gruppe „Qualitätsmanagement im Wandel“ inspirierte mich zum Nachdenken über das Thema. Er dokumentiert einen kurzen Dialog mit einem japanischen Kollegen und seine Sichtweise zum Thema Aufzeichnungen und Nachweise: Dokumentieren wir uns zu Tode?
Ich liebe Perspektivenwechsel, denn sie bringen einen zum Nachdenken über die eigenen… Für alle Nicht-Gruppen-Mitglieder hier eine kurze Zusammenfassung.

Das Gespräch mit einem japanischen Kollegen

Der Autor (interner Qualitätsleiter) diskutiert mit einem japanischen Kollegen über Vorbeugemaßnahmen und die Dokumentationspflichten dazu. Die (deutsche?) Mentalität, alles dokumentieren und archivieren zu wollen, irritiert den japanischen Kollegen. Aus seiner Sicht müsse nicht jeder Versuch als Projektbericht, Report u.ä. festgehalten und archiviert werden:

„Warum hebt ihr das auf, wenn die Maßnahme doch funktioniert? Wir machen sowas einfach. Wenn es funktioniert, lassen wir es so, wenn nicht machen wir was anderes.“
Es wird kurz über das „Warum“ nachgedacht und auf die Frage des Japaners: „wie oft schaut ihr denn in diese alten Unterlagen?“ kommt ein „nie“.
Trotzdem könnten diese nicht einfach entsorgt werden, denn sie würden noch als Nachweis für den Auditor gebraucht, um zu belegen, dass es Verbesserungsmaßnahmen gibt und KVP „kein toter Prozess“ ist.
In Japan sei das nicht nötig. Hier würde man dem Auditor das eine oder andere Beispiel erzählen und er würde das glauben. „Warum solle man also etwas aufschreiben, das auch ohne es aufzuschreiben offensichtlich ist – und es dann noch aufheben, nur um nicht mehr hinein zu schauen?“ LEAN sei das nicht…

Mit einem Augenzwinkern stellt sich der Autor abschließend ein fiktives Auditgespräch vor, in dem er mit einem deutschen Auditor über Verbesserungsmaßnahmen diskutiert, für die kein schriftlicher Nachweis erbracht werden kann. Natürlich landet er unweigerlich bei einer Hauptabweichung.

Wann Dokumentation Sinn macht…

Eine solche Diskussion ist nicht neu! Ich gehe davon aus, dass jedeR Beauftragte sie so oder so ähnlich schon einmal geführt hat. Interessant ist sie allemal, insbesondere durch den Verweis auf Japan, dass gemeinhin als Vorreiter und Vorbild gilt, was moderne Managementmethoden und -techniken angeht (Toyota…).

Keine Frage: In manchen Zusammenhängen macht Dokumentation Sinn,

  • z. B., wenn es um gesetzlich relevante Ein- und Unterweisungspflichten geht. Kein Vorgesetzter will im Falle eine Unfalles rechtlich belangt werden, weil er eine Unterschrift einzuholen vergessen hat…
    Aber auch hier könnte man im Zeitalter elektronische Hilfsmittel über Alternativen nachdenken…
  • Gemeinsames Nachdenken und Problemlösen wird durch Visualisierung sehr erleichtert. Alle sehen den Stand der Dinge, können ihn verfolgen und sich einbringen … Auch hier müssen es keine „typischen“ Dokumente sein – ein Foto der gemeinsamen Pinwand- oder Flipchart-Skizze reicht ggf.?

Fragen über Fragen

Viel zu oft allerdings wird sie mit unsinniger „Bürokratie“ gleichgesetzt und fällt im Alltag bei Mitarbeitern, die zeitknapp sind und gesunde Prioritäten setzen, sowieso unter den Tisch. Darüber sollte gesprochen werden – auch im Audit.

  • Ist es wirklich erforderlich, Dinge (zu Vorgabe- oder Nachweiszwecken) zu dokumentieren, „nur“ damit diese für einen Auditor überprüfbar werden?
  • Wie lassen sich wirksame Maßnahmen, Lern- und Entwicklungserfolge in Audits alternativ darstellen und glaubwürdig erfassen?
  • Wie wirken solche „unsinnigen“ Anforderung auf Image und Akzeptanz der Managementsysteme?
  • Wie wirkt es überhaupt, wenn Mitarbeitern immer wieder Be- und Nachweise abgerungen werden, weil ihr „Wort“ nicht reicht? (R. Sprenger hat in diesem Zusammenhang den Begriff der „Misstrauenskultur“ geprägt.)
  • Wie lange können es sich deutsche Unternehmen noch leisten, mit hohem personellen und zeitlichen Einsatz Dokumente (oder Dateien) zu produzieren, die in der eigenen Wahrnehmung keinen Nutzen haben?

Auch die Normen entwickeln sich weiter und haben die Zeichen der Zeit erkannt:

„Die beständige Erfüllung der Anforderungen und die Berücksichtigung zukünftiger Erfordernisse und Erwartungen stellen eine Herausforderung für Organisationen in einer zunehmend dynamischen und komplexen Umgebung dar.“ (DIN ISO 9001:2015, 01)

In einer solchen Welt kommt es auch auf schnelles Reagieren an, auf schnelle Anpassung, schnelles individuelles und organisationales Lernen an. Und das geschieht im besten Fall selbstbestimmt und eigenverantwortlich in den Köpfen und nicht auf dem Papier…[/vc_column_text]

Links und Verweise

Sprenger, Reinhard K. (2007): Vertrauen führt. Worauf es im Unternehmen wirklich ankommt. 3. Auflage, Campus, Frankfurt am Main/New York