Worum geht´s?

Ein „altes“ Dokument im Audit…. Version von anno dazumal, Inhalt überholt…
Kommt dir das bekannt vor?

Diese Situation kennt (fast) jede Fachkraft.
Ob im Audit oder hinterher: Die regelmäßige Überprüfung der Dokumente ist schnell als Lösung auf dem Tisch. Vielleicht war es auch so bei der Praktikerin aus meinem Netzwerk, die mir folgende Frage stellte:

„Verlangt die DIN ISO 9001 eine regelmäßige Überprüfung der Dokumente?“

Da mein aktueller Podcast-Schwerpunkt das Thema KULTUR ist, war die Antwort kein „Ja“ oder „Nein“.
Vielmehr hat mich diese Frage inspiriert, über Vorgänge, Hintergründe und kulturelle Denkmuster nachzudenken…

Vorläufiges Fazit: Je nach Unternehmen können die Antworten völlig unterschiedlich sein und auch hier lohnt sich der Blick auf die Kultur.

Schlaglichter

Vorgabe-Dokumente finden aus den unterschiedlichsten Gründen Anwendung:

  • um Norm-Vorgaben gerecht zu werden (und die Zertifizierung zu sichern)
  • um Best-Practice-Lösungen für Routine-Abläufe festzuhalten
  • als Einarbeitungshilfen
  • als Reaktion auf Fehler und unerwünschte Vorkommnisse oder Risikobetrachtungen
  • als Beleg dafür, gesetzliche Vorgaben zu kennen und unternehmensspezifisch umzusetzen (Delegationspflichten, Organisationsverschulden vermeiden)

Je nach Zielsetzung oder Motiv werden Dokumente also ganz unterschiedlich eingesetzt. Entsprechend unterschiedlich können auch die Probleme dabei sein. So kann eine regelmäßige Prüfung der Dokumente kaum die einzig richtige und wirksame Lösung sein.

Das könnte sich auch die 9001 gedacht haben und hat deshalb (unter anderem) das Änderungsmanagement erfunden. Aus meiner Sicht ein Stichwort, hinter dem sich viele hilfreiche Anstösse verbergen, mal wieder in die Vorgabe-Dokumente zu schauen…

Ansatzpunkte für die betriebliche Praxis

  • Wozu sind Vorgabedokumente gut?

  • Aus welchem Grund hat es niemand gemerkt? (…,dass das Dokument überholt ist)

  • Sind Dokumentenprüfungen wirklich die beste (und wirksamste) Lösung?

  • Wie stellen wir sicher, dass Änderungen in der Praxis mit solchen in zugehörigen Dokumenten, Hand in Hand gehen?

Zum Weiterlesen und vertiefen (Links & Verweise)

Die „Verwendung“ von Vorgabe-Dokumenten und ihre mangelnde Wirksamkeit finden sich schon als einleitender Coaching-Fall in meinem Buch: „Wir  haben doch alles aufgeschrieben…“.
Weitere Impulse  sind zusammengefasst z.B. in den Kap. 8.2.2.3 Dokumente und Unterweisungen, 6.1.3.4.3  Nicht alles muss dokumentiert werden oder 6.3.4 Kulturmuster erkennen.
(Link zum pdf-Auszug mit Inhaltsverzeichnis auf der Seite des Verlages)

Die im Podcast angesprochenen Norm-Abschnitte der ISO 9001:2015 zu „Änderungsmanagement“ (6.3 und 8.2.4, 8.3.6, 8.5.6).

Ergänzende BLOG-Beiträge oder Podcasts:

Wie Vorgabedokumente zu zahnlosen Tigern werden

Motivationsgrab Dokumentenlenkung – eine Chance für Agilität im Kleinen

Podcast 13: “Regeln” geht auch anders! – Das Bürokratie-Monster im Rampenlicht

Podcast 15: Kulturwirksame Geschichten – Ein Beetle behindert Bürokratie