Dokumentations- und Nachweispflichten sind oft zuverlässige Motivationsbremsen. Alles protokollieren und unterschreiben? Wem soll  das nützen? Mitmachen – nein danke!
Es scheint allerdings Wege zu geben, dem vorzubeugen. Ein kleines Alltagsbeispiel zeigt, wie sich ernstgemeinte Einbindung der Mitarbeiter auswirken kann…

Eine alltägliche Aufgabe

Ein Gebindelager mit gefährlichen Flüssigkeiten soll – der Gesetzgeber läßt grüßen – regelmäßig auf Undichtigkeiten und Leckagen untersucht werden. Und natürlich soll es – guter Rat vom TÜV-Sachverständigen – hierzu eine Kontrollanweisung geben. Zusätzlich muss ein Nachweis geführt werden, dass die Kontrollen tatsächlich erfolgt sind …

Um hier den Gewässerschutz nicht gleich grundsätzlich zu verunglimpfen, ist mit dem zuständigen Verantwortlichen besprochen, die Anweisung als informative und lebendige Unterweisung zu gestalten und weitere Arbeitshilfen (brauchen wir eine Checkliste?) und auch die Nachweisführung offen mit den betroffenen Mitarbeitern zu diskutieren.

Wozu Schriftlichkeit?

Wir verdeutlichen also, dass es hier zu einen darum geht, dass alle im Lager tätigen Kolleg/innen die Kontrolle mit ihren „Achtungspunkten“ zuverlässig durchführen können und nicht vergessen. Zum anderen dient der Nachweis über die  erfolgte Eigenüberwachung „im (Un)Fall der Fälle“ als guter Beleg für die Umsetzung risikovermindernder gesetzlicher Pflichten und  Aufgaben …
Der verantwortliche Bereichsleiter macht an dieser Stelle noch einmal deutlich, dass er von unnützer Bürokratie nichts hält und lehnt sich zurück.

Sinnvoll geregelt

Die folgende Diskussion der Mitarbeiter überrascht mich: Statt den einfachsten Weg zu wählen und jegliches Zusatzpapier sofort abzulehnen (denn davon gibt es in diesem Bereich mehr als genug), diskutieren sie kurz, wer wann im Raum ist und ob „Alle kontrollieren immer!“ eine gute Option ist. Dabei wird schnell klar, dass dies gerade bei Stress dazu verführt, zu denken, „der andere hat´s bestimmt gemacht…“

Am Ende wird beschlossen, doch eine einfache Wochenliste zu erstellen und aufzuhängen, wo sich diejenigen eintragen, die gründlich kontrolliert haben. So erfahren alle anderen, wann der Job das letzte Mal erfolgt ist und wissen, ob sie aktiv werden müssen. Und der Chef sitzt daneben und nickt…

Ich gehe davon aus, dass dieses Verfahren wirklich akzeptiert und gelebt wird.
Und darauf kommt es doch eigentlich an…. 😉
Ich mag gelebte Selbstorganisation!