Coaching ist eine wunderbare Methode, in einem sicheren Rahmen unter 4 Augen zu reflektieren. Eine Führungskraft aus dem Umweltschutz berichtete mir von von einem „Fall“, der Ihnen vielleicht bekannt vorkommt….

Engagierte Führungskräfte sind oft in Zeitnot. Deshalb wollen und müssen sie Aufgaben und ihre Umsetzung delegieren. Werden Mitarbeitende dabei rechtzeitig einbezogen und beteiligt, kann so manche Hürde von vorn herein gekippt werden! Gerade in Besprechungen scheint das nicht ganz einfach zu sein….

Eine “ganz normale” Besprechung…

Heute ist wöchentliche Bereichsbesprechung. Es geht um die Frage, ob und an wen die jährlichen, externen Audits neu vergeben werden. All das soll im Umweltschutz-Team demokratisch mit allen abgestimmt werden …

Herr Rubin, der Leiter der 7-köpfigen Umweltschutzabteilung, ist nicht nur ein exzellenter Fachmann seiner Garde, sondern auch eine moderne Führungskraft. Er hat neben den 3 älteren Kollegen einige jüngere Menschen im Team und weiß, dass diese Generation anders tickt. In jedem Fall will er „nicht immer alles vorgeben“ und die Kollegen selbst bestimmen lassen, was er zu Beginn der Besprechung deutlich kundtut.

Er sagt kurz, worum es geht und bitte um Wortbeiträge.

Wie immer gibt es die Gruppe der engagierten Vielredner und die eher ruhigeren Zeitgenoss/innen. Viele Wortbeiträge sind sehr ausführlich, die Augen einiger zurückhaltender Teilnehmer werden immer kleiner…

Zwischen den zwei „Gernrednern“ Schulz und Meier entwickelt sich ein PingPong von Vorschlägen und „warum das so nicht geht“-Beiträgen. Auch Herr Rubin präsentiert seine Ideen ausführlich und handelt sich reichlich „Ja-Aber“s ein. Inzwischen sind 2,5 Stunden vergangen und eine Einigung, die alle zufriedenstellt, ist nicht in Sicht…

Zeichnung Iris Zerger aus Petersen: Führung und Zusammenarbeit in Managementsystemen. Hanser 2016

Das offizielle Ende naht und Herr Rubin wird langsam nervös: „Lasst uns abstimmen, Leute!“

Ja, aber was denn?

Eine weitere Argumentationsrunde wird eröffnet – bringt aber auch nicht wirklich weiter. Kurz vor Ende (schließlich sollen die einsetzten Stunden nicht umsonst gewesen sein..) das Unvermeidliche: Hr. Rubin fällt die Entscheidung!
… und blickt beim Rausgehen in frustrierte Gesichter!

Dumm gelaufen!

Die Enttäuschung ist greifbar: Nicht nur anstrengend, sondern auch total demotivierend – dieser Verlauf! Schließlich war hier ein gemeinsamer Entscheidungsprozess angekündigt…

Wie gern werden sich die Kollegen und Kolleginnen wohl in Zukunft einbringen?
Und wie motiviert werden sie zur nächsten Besprechung kommen?[/vc_column_text]

Besser vorbereitet

Vermeiden lassen sich solche Situationen, wenn vorher klar ist, in welchem Umfang die Kollegen beteiligt und Verantwortung abgegeben werden sollen.

Dazu stellen sich folgende Fragen:

  1. Wer darf entscheiden?
  2. Wie wird entschieden?

1. Wer entscheidet?

Ob und wie die Teilnehmer am Entscheidungsprozess einbezogen werden, hängt besonders von den folgenden Kriterien ab:

  • verfügbare Zeit,
  • gewünschte/geforderte Qualität (insbesondere bei komplexen Situationen, Problemen, die aus verschiedenen Blickwinkeln und mit unterschiedlichen Expertisen betrachtet werden müssen) sowie die Frage nach der
  • Identifikation als wichtiger Commitment- und Motivationsfaktor.

Ist die Zeit knapp, ist Zeit also das vordringliche Kriterium, wird der Einlader/die jeweilige Führungskraft gegebenenfalls gar nicht einladen und allein entscheiden müssen (Ich-Entscheid).

Sind weitere Beiträge und Informationen – ggf. auch die Diskussion darüber – für die Qualität des Ergebnisses wichtig, können sie vorgeschaltet werden, um dann in eine (angekündigte!) Ich-Entscheidung zu münden (Wir → Ich-Entscheidung).

Gegebenenfalls kann die Entscheidung allerdings auch gemeinsam getroffen werden, was nicht nur die Qualität, sondern auch die Identifikation und somit die folgende Umsetzung erleichtert (Wir-Entscheidung).

2. Wie gehen wir vor?

Bei der Frage nach dem „Wie“ geht es um die Rahmenbedingungen der Entscheidung:

  • Methodisches Herangehen (in meinem Buch stelle ich am Beispiel “Auswahl eines Zertifizierers” eine abgewandelte Nutzwertanalyse vor)
  • Dauer / Timebox einzelner Schritte 
(“Timebox” wird u.a. im SCRUM (agilen Projektmanagement) benutzt und kennzeichnet einen fest definierten Zeitabschnitt, der NICHT überschritten werden darf.
    Ziel ist u.a. fokussierter und ohne Abschweifen zusammenzuarbeiten, was eine gewisse Übung erfordert. Mehr zu Begriff und Hintergründe hier)
  • Nächste Schritte (wer macht was?), um in´s Tun kommen.

Hätte Herr Rubin das alles doch vorher gewusst… 😉

 

EINLADUNG

Wollen Sie gern weiter und live
konkrete “Fälle” diskutieren und klären?
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Dann kommen Sie gern in die
kollegi.agile Führungs-Werkstatt (16. Nov. 2019  von 14.00 – 18.00 Uhr)
Mehr Info und Anmeldung

 

Links & Verweise

gute Führung und Zusammenarbeit im Managementsystem

BUCHTIPP

Mehr Details und Hintergrundwissen zu Beteiligung und Entscheidungsfindung finden sich hier (Kapitel 10: Zentrale Elemente der Zusammenarbeit).
Schauen Sie doch mal rein 😉

(Link zum pdf-Auszug auf der Seite des Verlages)