Wieder ist ein Jahr rum. Wieder steht ein externes Audit an und die jährliche Aufruhr greift um sich:
Was ist noch wie „vorzubereiten“, um ein gutes Ergebnis zu bekommen?

Meine Frage an einen Beteiligten: „Warum nutzen Sie nicht die Gelegenheit und schauen genauer hin, wo und wie Ihnen die Normforderungen wirklich weiterhelfen in Sachen Qualität? Und gehen dann in die Diskussion mit dem Auditor?“  –  Die Antwort:

„Ich will nicht dafür verantwortlich sein, wenn wir das Zertifikat verlieren…“ 

Natürlich will man oder frau dem Unternehmen und den Kolleg/innen keine Schwierigkeiten machen. Schließlich fühlt man sich verbunden und hat gemeinsame Ziele…

„Sichere Praktiken“ bei der Vorbereitung auf´s externe Audit

So werden sicherheitshalber bewährte Praktiken weiterverfolgt. Kernfragen dabei:

  • Wie werden die Normforderungen von Fachleuten interpretiert?
  • Worauf achtet der Zertifizierer besonders? Was sind seine Steckenpferde?
  • Mit welchen Instrumenten und Methoden gelingt es, „auf Nummer Sicher zu gehen“?

…, um dann ggf. schnell etwas (Schriftliches) zu erarbeiten, um es vorzeigen können…..

Folgen und Nebenwirkungen

In der Folge werden Vorgabe-Dokumente (Prozesse, Verfahrensweisen und Arbeitsanweisungen) kreiert – aus Zeitnot oft, ohne Führungskräfte und betroffene Kollegen wirklich einzubeziehen. Und auch die Einführung des Neuen mit Schulungen und dem Zugriff auf Entscheidungswege und -wissen für „Ausnahmen“ kommt vielfach zu kurz.

Wieder ein Verfahren, dass nicht in´s Unternehmen und seine Praxis passt….

So landet die Inszenierung „Managementsystem in der Praxis“ wieder einmal auf der Vorder-Bühne, die eben nur einmal im Jahr bespielt wird.  Vorhang auf…

Zeichnung Iris Zerger aus Petersen: Führung und Zusammenarbeit in Managementsystemen. Hanser 2016

Klar – so lässt sich das Audit  bestehen. Und den Rest des Jahres ?? …
Oft ist es dann an den Mitarbeitern zu entscheiden, ob sie die Regeln im Alltag ignorieren, zurechtbiegen oder wie angewiesen umsetzen, ohne wirklich den Sinn und Nutzen einzusehen… Was ist die Alternative?

Es geht auch anders

Auch, wenn das Unternehmen, dass ich mit dem Video vorstelle, nicht klassisch hierarchisch organisiert ist, hat es nach einer abgebrochenen Zertifizierung (ISO 27001) einen Weg gewählt, der für jedes Unternehmen hilfreiche Impulse liefert.

Schließlich arbeiten überall „nur“ Menschen. Und die „ticken“ letztlich immer gleich, haben ähnliche Vorlieben… (mehr zu „psychologischen Grundbedürfnissen“ und Motivation u. a. in meinem Buch).

Schauen Sie selbst!

Was ich hier wirklich „cool“ finde

Die Kollegen von abat wissen, was sie am eigenen Unternehmen haben und wollen ihre kleine funktionierende Welt „beschützen“. Neue Regeln einzuführen, die niemanden überzeugen, geht gar nicht!

Nach der  abgebrochenen Erst-Zertifizierung macht das Unternehmen – mutig und ganz normkonform – so einiges anders:

  1. Zunächst wird gelernt und „Wissen aufgebaut“, wozu das neue Thema gut ist (Chancen) und auch, welche Risiken damit minimiert werden können.
  2. Es wird viel erklärt. Sinn und Nutzen werden bunt und bildhaft bewusst und (be)greifbar gemacht. „Was passiert, wenn…“ in Geschichten und Szenarien ausgemalt, bewegt eben ganz anders als abstrakte Argumente.
  3. Nun wird auch deutlich: Normen sind nicht nur „blöd“! Vielmehr bieten sie sinnvolle Anregungen, die helfen, bisher nicht berücksichtigte Themen gewollt und gezielt in die Organisation einfließen zu lassen.
  4. Betroffene und Interessierte sind bei der Entwicklung von Prozessen und Arbeitsweisen in wiederholten Verbesserungszyklen eingebunden. Besonders, wer meckert, wird aufgefordert mitzumachen – und zwar lösungsorientiert.

Fazit

So eingeführte Regelungen sollten vor dem Audit eigentlich keine zusätzlich Arbeit mehr machen. Sie werden praktiziert, weil sie etwas Gutes bewirken. Was nicht akzeptiert wird, hat auch keine Existenzberechtigung.
Sinn und Nutzen kommen allerdings nicht von allein – gerade bei neuen unternehmerischen  „Nebenschauplätzen“ aus Normen.

Sinn muss „gemacht“ werden –  selbst, selbst-bewusst, gemeinsam!

Dann passt das Neue und wird auch gelebt: Coole Regeln für ein cooles Unternehmen!

Ach ja: Und eigentlich sind Qualität,  Umweltschutz, Arbeitssicherheit und Gesundheit – ja, sogar der Schutz vertraulicher Daten – echt coole Ziele…. 😉

Links und Verweise

Die Webseiten der abat AG

Mehr zu „New Work“ (Begriff wird im Vortrag verwendet)


Bilder-Nachweis
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Cartoon/Zeichnung: Iris Zerger (aus Petersen, Susanne: Führung und Zusammenarbeit in Managementsystemen, Hanser 2016)