Worum geht´s?

Wie du dich durch Rollenklarheit entlastest

Gerade in Managementsystemen sind Besprechungen und Meetings ein wesentlicher Ort der Zusammenarbeit zwischen Stab und Linie – zwischen Beratung und Umsetzung. Leider sind sie auch oft die Bühne für unterschiedliche Standpunkte, Reibungen und Widerstand.

Das ist nicht nur anstrengend – das geht im Zweifel auch auf Kosten guter Ergebnisse…

Also: Wofür hat z.B. eine QMB in der Reklamationsbesprechung wirklich die Verantwortung?

Genau diese Frage stellte sich in einem meiner letzten Trainings und sie führte zum Thema „Rollenklarheit“.

Im Folgenden stelle ich dir die wichtigsten Schritte und Fragen aus dieser Diskussion vor, in der Moderation eine entscheidende Rolle spielt.

Schlaglichter

Besprechungen gibt es gerade für betriebliche Expert:innen aus HSEQ & Co. viele – z.T. als Regelbesprechung mit festem Rhythmus, zum Teil anlassbezogen:

  • Vorfall-Analysen und -Bearbeitungen
  • Reviews
  • Auditoren-Runden
  • Q-Zirkel u.v.m.

Je nach Anstoß sind die Ziele sehr unterschiedlich und reichen von Informationsweitergabe bis hin zu Problemlösung und Entscheidungsfindung.

Die üblichen (und wesentlichen) Rollen dabei sind:

  1. Einladende/Organisator:in (auch Host oder Gastgeber:in genannt),
  2. fachlich/inhaltlich Beitragende:r und
  3. Moderation (oft auch Timekeeper:in und Dokumentar:in).

Gerade die Vorbereitung der Besprechung (Ziel, Agenda/Fahrplan) sowie die methodischen „Manöver“ und vor allem auch die aufgeschlossene und konsequente Lenkung sind dabei wertvolle Hilfen. Sie sorgen dafür, dass alle Teilnehmenden Raum und Zeit bekommen, sich einzubringen und dabei auf Kurs zu bleiben.

Hier vorher zu klären, wie Rollen und Aufgaben (auf)geteilt werden können, hilft später Stress und Überforderung zu vermeiden.

Die folgenden Fragen (weiter unten) helfen bei der Klärung…

Ansatzpunkte für die betriebliche Praxis

  • Was sind Anlass und Ziel der Besprechung/der Zusammenkunft?

  • Wer hat ein echtes Interesse daran, dass ein gutes Ergebnis herauskommt
    und verantwortet dann auch gern die Besprechung und die Umsetzung?

  • Wer sollte bzw. in welchem Namen sollte deshalb eingeladen werden?

  • Welche Rollen kannst und willst du einnehmen?

Zum Weiterlesen, -hören und vertiefen (Links & Verweise)

Buchtipps (eine kleine Auswahl):

Michaela Stach: Moderation in Workshop und Meeting (die Autorin hat auch ein Buch zur agilen Moderation herausgebracht)

Stefan Kühl,  Mascha Nolte: Workshops moderieren
Eine sehr kurze Einführung

Stefan Groß: Moderationskompetenzen : Kommunikationsprozesse in Gruppen zielführend begleiten


Bilder-Nachweis

@ Bildhintergrund von OpenClipart-Vectors auf Pixabay

 

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