Worum geht´s?

Damit „Kannst du mal eben…“ nicht zur Sackgasse wird

Im Alltag fliegen dir die Aufgaben nur so zu – auf dem Flur, zwischen Tür und Angel, mitten im Betrieb. Und ups: schon hast du wieder eine eingefangen. Aus Kollegialität, aus Routine – oder weil du die Abweichungen im Audit schon winken siehst.

Damit du mit deinen Aufgaben nicht in der Sackgasse endest, stelle ich dir in dieser Folge 3 Schritte und wichtige Elemente einer guten Positionierung vor, die dir helfen zu sortieren, ohne dass du als Rollen-Polizei dastehst.

Ich zeige dir insbesondere,

  • wie du dir als Fundament einen belastbaren Rollenanker baust,
  • welche Schlüsselfrage dir hilft, die entscheidenden Kontextinfos zu bekommen – bevor du „automatisch“ Ja sagst,
  • welche typischen Gründe hinter dem „Kannst du mal…?“ stecken – und was das für ein Klärungsgespräch bedeutet.

Also: reichlich Zutaten für passende Lösungen und vor allem für gute Zusammenarbeit.

Schlaglichter

Arbeitsteilung ist wie Ballspiel: Wenn du die Bälle immer fängst, bist du nicht nur Engpass, sondern auch schnell Endstation.
Das fühlt sich nicht nach „Wirksamkeit“ an, sondern nach „Dauer-Abo“.  Positionierung hilft dir und euch, zu sortieren, abzugeben und bessere Lösungen zu finden.

Positionierung heißt für mich: Ich mache sichtbar, wofür ich in meiner Rolle stehe (und wofür nicht) – und woran andere gute Zusammenarbeit mit mir erkennen.

Das Problem, wenn ich das nicht tue: Dann wird meine Rolle „von anderen bewirtschaftet“. Sprich: Erwartungen anderer setzen sich durch – und ich wundere mich später über Reibung, Stress und Rollenkonflikte.

3 Stationen der Klärung

1. Rollenanker setzen

  • Was muss ich (Pflichten, Vorgaben, ggf. rechtlich/formal)?
  • Was darf ich – und was darf ich nicht?
  • Wo sind Graubereiche/Spielräume?
  • Und: Was will ich eigentlich? Was kann ich gut – was kostet mich unverhältnismäßig viel Kraft?
    Dieser Anker ist nicht nur „Selbstklärung“, sondern auch eine Verständigungsbasis mit anderen.

2. Kontext klären statt Reflex-Ja oder -nein

  • Bevor du dich festlegst: Frag nach dem „Warum“ hinter dem Aufgaben-Zuwurf.
  • Eine Schlüsselfrage dafür ist sinngemäß:
    „Bevor ich etwas zusage: Hilf mir kurz zu verstehen – was macht dich/euch so sicher, dass diese Aufgabe bei mir gut aufgehoben ist?“

3. Klärungsgespräch führen – passend zum echten Grund

  • Die Antworten sind Gold wert, weil sie zeigen, worum es eigentlich geht.
    Typische Gründe aus der Praxis:
    – Rollenunklarheit (wer entscheidet/ist verantwortlich?)
    – Kompetenzthemen (kann es gerade niemand oder traut sich nicht?)
    – Audit-/Zertifizierungsangst („Dann sind wir auf der sicheren Seite…“)
    – Ressourcen-/Dringlichkeitsargumente („Wir haben Wichtigeres…“)
    – eingeschliffene Gewohnheiten/kulturelle Muster („Das haben wir immer so gemacht“).

Wichtig dabei: Kontexte sind unterschiedlich. Ich kann also nicht „die eine richtige Reaktion“ liefern – aber ich kann dir Diagnose-Impulse geben, damit du klüger entscheidest, was du anbietest, verhandelst oder (begründet) ablehnst.

Ansatzpunkte für die betriebliche Praxis

  • Welche deiner Aufgaben bzw. Rollen werden vorwiegend von anderen „bewirtschaftet“ und wollen geklärt werden?

  • Bau dir einen Mini-Pitch (zum Testen und Üben, nicht in Hochglanz)
    Formuliere 3 Sätze, die du in Meetings wirklich sagen würdest:

    • Kurze Vorstellung: Wer bist du in deiner Funktion?
    • Problemfokus: Für welches spezifische Problem deines Gegenübers fühlst du dich zuständig?
    • Lösungsbeitrag: Was genau kannst du tun, um dieses Problem zu lösen?
    • Die Zusammenarbeit: Was benötigst du im Gegenzug vom Gegenüber, damit ihr in der Zusammenarbeit wirksam werdet?

  • Deine „Schlüsselfrage“: Formuliere eine Variante, die zu dir (und einer deiner spezifischen Rollen, z.B. Moderator:in, interne:r Auditor:in) passt, und übe sie laut.
    Ja, wirklich! So hörst du, ob der Wortlaut zu dir passt und außerdem hilft das Üben, nicht wieder in den Ja-Reflex zu rutschen.

  • Gründe-Landkarte für´s Klärungsgespräch:
    Ordne die Antworten gedanklich verschiedenen Überschriften/Grundtyp zu (Rolle / Kompetenz / Audit / Ressourcen / kulturelle Muster, z.B.  „schon immer“).
    Das hilft dir und euch, nicht sofort über die Lösung nachzudenken, sondern erst das Spielfeld zu verstehen.

📄… auch als Worksheet zum Downloaden!
Mini-Selbstcoaching: Vom „Ach so!“ in die Praxis (Die „Ansatzpunkte für die betriebliche Praxis“ in einem Wordformular zum Ausfüllen) >>>> siehe Links und Verweise

Zum Weiterlesen, -hören und vertiefen (Links & Verweise)

Mini-Selbstcoaching: Vom „Ach so!“ in die Praxis (Die „Ansatzpunkte für die betriebliche Praxis“ in einem Wordformular zum Ausfüllen)
>> Worksheet zu PC 100 (als Word-Formular)
>> Worksheet zu PC 100 (als pdf)

Selbstcoaching-Guide zum Rollen-Anker „bauen“ (umgebaut und ergänzt aus einem Mail-Coaching zur Rollenklärung und im Austausch gegen deine Mailadresse)
>> hier mehr dazu

Bilder-Nachweis
@ Bildhintergrund von mir und ChatGBT
@ Grafik von Napkin

Quellen und Bücher
– DGQ-Impulspapier von mir zum Fokus Mensch in Managementsystemen: (2022): Voll „von der Rolle“?

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